Numérisation des factures, archivage électronique des documents de l’entreprise : on entend beaucoup parler de la loi sur la transition numérique. Les structures sont tenues de s’y soumettre. Mais quels en sont les points forts et les points faibles ?

Quels sont les avantages à passer à la dématérialisation en entreprise ?

Viser le zéro papier représente beaucoup d’avantages. Pour l’entreprise, c’est un gage de réduction des coûts de fonctionnement, ce qui n’est certes pas à négliger.

Moins utiliser le support papier suppose également un geste pour la planète, ce à quoi de nombreux entrepreneurs sont sensibles. Œuvrer pour l’environnement est un argument marketing que l’on peut mettre en avant auprès de la clientèle.

Il ne faut pas oublier que le support papier est fragile et qu’il peut être facilement endommagé ou se perdre.

Avoir toutes ses données et informations sur format digital a une incidence positive sur la productivité et donc, par répercussion sur le chiffre d’affaires, car les process deviennent plus simples à mettre en place.

Comme les documents digitaux ont la même valeur juridique que les documents papier, on peut conserver ces derniers, mais ailleurs qu’au sein de la structure, pour pouvoir gagner de la place. Ce gain de place suppose de pouvoir mettre de nouvelles machines ou encore de pouvoir donner un bureau à un collaborateur pour qu’il gagne en confort de travail.

Beaucoup d’entreprises doivent faire montre d’une excellente traçabilité et ce, toujours pour éviter toute forme de litige qui pourrait leur être préjudiciable. Comment prouver sa bonne foi quand on sait qu’il est si facile de perdre des documents papier ? Cela concerne environ 7% des archives, chaque année. Cela n’arriverait pas avec une politique de classement efficace sur un espace de stockage dédié.

Y a-t-il des inconvénients à la digitalisation professionnelle ?

La digitalisation même si on est convaincu du bien-fondé de la démarche, n’est pas forcément facile à mettre en place, surtout quand on n’est pas habitués aux nouvelles technologies. Certains documents comme ceux de grande taille ou sous forme de calque supposent des machines spéciales pour la numérisation, ce qui induit un coût.

Le chef d’entreprise n’est pas forcément seul dans sa structure et il est impératif que tout le monde comprenne la politique d’archivage et la mette en œuvre, sans se tromper, ce qui peut demander une formation au préalable et du temps.

Avoir une deux salles d’archives à faire digitaliser peut décourager, surtout quand on a conscience qu’elles n’ont pas fait l’objet d’un tri pendant des années.

Heureusement, les chefs d’entreprise ne sont pas seuls face à la numérisation, car des entreprises se spécialisent dans l’accompagnement à la transition numérique.

Tri des archives, numérisation des documents, transport et gestion des archives papier sont quelques-uns des services qui sont proposés en fonction des besoins spécifiques de chaque structure.

Il faut en outre veiller à adopter une vraie sécurisation des données et informations. Ces mêmes entreprises sont en mesure de proposer différents niveaux de sécurité avec un accès restreint, par exemple, pour certains documents.