Chaque entreprise, de la PME à la multinationale est soumise au même rituel : Elle doit pouvoir, selon les besoins, trouver un document inhérent à l’activité, même vieux de plusieurs années. Les raisons sont plurielles : Imposition, problème structurel de bâtiment, litige avec des clients ou des fournisseurs etc…Mais concrètement, comment se passe l’archivage en entreprise ?
Les phases de l’archivage en entreprise :
Pour un traitement efficace des données, il y a encore quelques années, tout document relatif à l’exercice de l’entreprise était stocké dans un endroit dédié ; que l’on appelait communément « les archives ». Les documents annuels étaient stockés dans des boîtes étiquetées (dans le meilleur des cas !). En fonction de la taille de l’entreprise, les boîtes pouvaient se compter par dizaines, si ce n’est plus, annuellement. Il fallait alors espérer que la pièce ne soit pas trop humide, qu’il n’y ait pas d’incendie ou encore de dégâts des eaux. Sans imaginer le pire, une fois dans ces boîtes, même les documents arrivant à expiration étaient conservés ! Une perte de place et de temps pour effectuer le tri. Tout restait donc en l’état. Avec l’ère du tout numérique, est-ce que cette pratique est révolue ? Pas vraiment. Il faut toujours avoir trace de tout. La grande révolution consiste à numériser les documents, pour que ces derniers ne prennent plus autant de place utile. Mais beaucoup de chefs d’entreprise n’ont pas les compétences ou le temps de se consacrer à cette tâche. Or, l’archivage fait partie intégrante de la vie de l’entreprise ! Existe-t-il des solutions pour stocker les bonnes données et y avoir accès à tout moment ?
Des aides pour l’archivage papier et numérique de vos documents d’entreprise :
Si certains groupes possèdent une section archivage avec du personnel dédié, l’entreprise lambda doit trouver des solutions pour la conservation des documents. Si la numérisation offre de grands avantages, elle prend de la place sur les ordinateurs de l’entreprise et un ordinateur surchargé devient non seulement moins efficace, mais consomme plus. Heureusement, des entreprises spécialisées se font fort de remédier à ce problème. Elles offrent les services de stockage papier dans un premier lieu. Même si les documents numérisés ont maintenant la même valeur légale que leur pendant papier, il est préférable de les conserver. Les données sont ensuite archivées numériquement. Pour y accéder, à tout moment, il suffit de posséder le code spécifique. Les informations sont donc toujours à portée de clic, sans effort, avec une identification permettant une recherche aisée. Une grande avancée pour les entreprises qui se développent, qui veulent externaliser. Petit plus, si vous êtes amenés à déménager, il est tout à fait possible de faire transporter les archives qui leur ont été confiées vers une structure plus proche de votre nouvelle adresse. Les conditions de conservation sont bien entendu optimales (protection contre l’humidité, l’exposition à la lumière qui pourrait faire pâlir les documents et les rendre illisibles…). Une solution clés en main, puisque l’offre est toujours personnalisée en fonction de l’entreprise.
Vous avez conscience, en tant que chef d’entreprise, de l’importance de vos documents ? Confiez-les à une entreprise spécialisée dans l’archivage professionnel. Elle sera à même de répondre à vos attentes pour conserver vos documents utiles.